Cuando se trata de elegir la mejor fotocopiadora para su oficina la gama de opciones es enorme. Para empezar, hay un número extremadamente amplio de fotocopiadores en el mercado de entre las cuales podemos elegir, todas ellas con diferentes velocidades, funciones y precios. También hay que tener en cuenta el mantenimiento y acuerdos de servicio para lidiar con los inevitables contratiempos que pueden ocurrir durante su vida operativa.

En este post discutiremos algunas de estas opciones que os ayudarán a tomar la decisión correcta a la hora de elegir vuestra fotocopiadora.

Tus requisitos de fotocopiado

Evaluar tus necesidades es la clave para elegir la fotocopiadora adecuada, ya que en última instancia será el volumen y tipo de copias que necesites hacer lo que determinarán la máquina que mejor se adapte a tu oficina. Para orientarte, reflexiona sobre los siguientes puntos:

–          ¿Alrededor de cuántas copias necesitarás hacer al mes?

–          ¿Necesitaras copias tanto en color como en blanco y negro?

–          ¿De qué tamaño necesitarás hacer las copias y sobre qué tipo de papel?

–          ¿Necesitarás funciones adicionales como edición de imágenes o impresión a doble cara?

–          ¿Esperas que tu fotocopiadora sirva también como escáner y/o fax?

Habiendo respondido a las anteriores preguntas, deberías estar mejor encaminado sobre qué tipo de fotocopiadora se ajusta mejor a tus necesidades. Una de las características más distintivas de las fotocopiadoras es el tamaño, lo cual nos da tres distintas categorías:

1. Fotocopiadoras portátiles

Las fotocopiadoras de escritorio, pequeñas y portátiles ya están disponibles a precios muy asequibles. Desafortunadamente debido a su lenta velocidad, capacidad limitada de bandeja y baja calidad de impresión, son más indicadas para el uso doméstico que para uso de oficina.

Si tus necesidades superan las 500-1000 copias al mes, o si necesitas impresiones de alta calidad, esta opción no es la más adecuada para ti. Si, por el otro lado, sus necesidades son más limitadas, este tipo de fotocopiadora es sin duda la más económica.

 

1. Fotocopiadoras de escritorio

Este término puede ser engañoso ya que, aunque las fotocopiadoras de escritorio son más pequeñas que sus compañeras de pie, normalmente ocuparán la mayor parte de un escritorio de tamaño medio. Para empresas pequeñas y medianas con un número limitado de usuarios, éstas pueden ser una opción bastante razonable. Aunque su capacidad de bandeja, velocidad de impresión y opciones de clasificación son más limitadas que las impresoras de pie, en el extremo superior del mercado este tipo de fotocopiadoras pueden ofrecer las mismas opciones de edición que las de pie.

1. Fotocopiadoras de pie

La mayoría de oficinas medianas o grandes, o aquellas que tienen mucha demanda de servicios de impresión, encontrarán que las fotocopiadoras de suelo se ajustan mejor a sus necesidades. Como su nombre indica, son más grandes, se sostienen por sí mismas y, debido a su tamaño suelen tener una capacidad de bandeja mucho más grande y pueden imprimir en formatos de papel más grandes.

Normalmente tienen velocidades de impresión de 35-60 CPM (copias por minuto) y un volumen máximo de impresión de 100,000-200,000 copias al mes. Además muchas de ellas cuentan con un alimentador automático de documentos, lo que significa que la máquina puede hacer varias copias de distintos originales, por lo que no es necesario estar al lado de la fotocopiadora y reemplazar el documento que se esté escaneando por otro.

Este tipo de fotocopiadoras también son conocidas por ser multi-función, ya que suelen incorporar un escáner, fax, impresora o todas las anteriores juntas. Claramente, cuantos más elementos quieras incorporar a tu máquina, más tendrás que pagar. También las hay que hacen perforación de orificios, grapado, creación de folletos e incluso laminados.